株式会社ウイングフォーム（以下「当社」）は、「PTA支援AIツール」および当社が設置・運用する「みちのわ」単体版（以下「本サービス」）で取り扱う情報について、次のとおり説明します。対象となる情報は、ご契約のツールと、学校・PTAが登録する内容によって異なります。
本サービスは、18歳以上のPTA役員・教職員・保護者が利用する業務支援サービスです。児童・生徒本人向けのAIサービスではありません。
はじめに知っていただきたいこと
- 名簿や会計などの業務データは、当社が管理するWebサーバーに学校別に保存します。PTAのGoogleアカウント内だけに保存する旧Google版とは異なります。
- AI機能を実行すると、処理に必要な文章・名簿・画像などをGoogleのGemini APIへ送信します。AIへの送信範囲は機能ごとに異なります。
- AIの回答は下書き・候補です。担当者が内容を確認してから保存・適用・配布してください。
- 画面上の削除や学校フォルダーの削除だけでは、保管記録や保存済みバックアップまで直ちに消えるわけではありません。完全な削除については当社へご相談ください。
1. 学校・PTAと当社の役割
学校・PTAは、PTA活動に必要な利用目的、登録する項目、担当者の権限、保護者への説明、配布・共有する範囲を決めます。当社は、ご契約と学校・PTAからの依頼に基づき、システムの提供、データの保管、保守、障害対応などを行います。
当社が契約やお問い合わせのために取得する担当者情報は、契約管理、連絡、請求、サポートのために利用します。学校・PTAからお預かりした業務データを、当社独自の広告配信や名簿販売のために利用しません。
2. 取り扱う情報
- 会員・児童生徒の情報：保護者や児童・生徒の氏名、学年、家族の関連付け、所属地区、入退会の状況、会費や連絡アプリの登録状況など。
- 登校班の情報：所属班、班員、班長、集合場所・時刻、担当者が入力する連絡事項など。
- 会計の情報：領収書の画像・PDF、日付、金額、支払先、精算者、科目、帳簿、予算・決算など。
- 活動・広報の情報：予定、事業報告、保護者からの意見、対応記録、文書、PTAだよりの文章・写真など。
- 利用・運用の情報：担当者の氏名・メールアドレス・権限、認証に必要な情報、操作日時・対象・操作内容、AIの利用回数・処理結果の状態、接続に伴うIPアドレス等の情報など。
情報は、学校・PTAの担当者による入力・ファイル取り込み、保護者用受付ページへの入力、サービス利用時の記録などにより取得します。すべての項目の登録が必要という意味ではありません。
3. 利用する目的
- 会員・登校班・会計・予定・文書等の管理と、必要な資料の作成・出力。
- 保護者からの受付、意見への対応、学校・PTAが設定した範囲での情報共有。
- 担当者が実行するAIによる読み取り、照合、要約、下書き、班編成案の作成。
- 本人・権限の確認、不正利用の防止、利用上限の管理、操作の確認。
- お問い合わせ対応、保守、障害の調査・復旧、バックアップ。
- 契約・請求・連絡、および法令に基づく対応。
4. 保存先と安全管理
業務データは、当社が管理するサーバーに、学校ごとに分けて保存します。PTA担当者が通常の画面操作で他校の名簿等を閲覧する仕組みにはしていません。
通信の暗号化、アカウントと担当権限によるアクセス制御、データ保存先への直接アクセスの制限、操作記録などの措置を講じます。会計ツールには、通常のログインに加えて専用パスワードによる認証を設けています。
統合版の詳細操作記録では、ログイン、データの閲覧・変更、出力操作などの日時・対象・結果や、担当者の識別番号、接続元IPアドレス等を記録します。これらの記録は、当社の提供者アカウントと、その学校の管理者が確認できます。詳細操作記録には、名簿や文書の本文、AIへの入力・回答本文、パスワード、APIキーを複製して保存しません。
記録は調査の手がかりとなるものです。実際に操作した個人の特定や、PCへの保存・印刷・持ち出しの完了を、すべて確認できるものではありません。
当社の運用担当者は、設置、依頼されたサポート、障害調査・復旧などに必要な範囲で情報へアクセスする場合があります。会計専用パスワードは、サーバーを保守する当社からもデータを一切閲覧できなくする仕組みではありません。
担当者の退任時はアカウントの停止や権限の見直しを行ってください。学校・PTAが出力・ダウンロードしたファイルや紙の資料は、学校・PTAの管理方法に従って保管してください。
5. Gemini APIへ送信する情報
AI機能には、当社が接続設定を管理するGoogleのGemini APIの有料サービスを利用します。PTA側でAPIキーを準備する必要はありません。担当者がAI機能を実行する際に、次のような情報を送信します。
- 領収書の読み取り：選択した領収書の画像・PDFと、読み取りに必要な科目等の情報。画像内の氏名や住所なども、写っていれば送信内容に含まれます。
- 名簿の照合：担当者が照合欄へ入力した名簿・外部名簿・集金名簿など。氏名等を含む情報が対象になるため、必要な行・項目だけを入力してください。
- 文書・事業報告・PTAだより・意見箱：作成・要約等の対象として選択・入力した本文、活動記録、意見、文書の作成ルールなど。
- みちのわの班編成・相談：児童・班・地区等を識別番号に置き換え、学年、人数、関連付け、編成条件などを用います。相談文に新たに書き込んだ個人情報まで、すべて自動で除去できるとは限りません。
学校の全データを、AIを使わない通常の閲覧操作のたびにGeminiへ送信するものではありません。AI機能の送信内容を確認し、不要な個人情報は削除・マスキングしてから実行してください。
Googleの有料サービスの規約では、入力・出力をGoogleの製品改善に利用しないとされています。一方、不正利用の検知や安全確保、法令対応のために一定期間記録される場合があり、Google等が設備を持つ国で一時的に保存・処理される可能性があります。「Googleに一切保存されない」「日本国内だけで処理される」という意味ではありません。詳細はGemini API追加利用規約をご確認ください。
AIの利用に必要な説明・同意等は、学校・PTAが扱う情報と利用目的に応じて確認してください。AIの回答によって、会計の支払、会員の状態、登校班や配布文書が自動で最終確定するものではありません。
6. 外部サービスの利用
本サービスでは、Web環境の運用に当社が管理するサーバー、AI処理にGoogleのGemini API、暗号化バックアップの保管に当社管理のGoogle Driveを利用します。各サービスの利用目的に必要な範囲で情報を取り扱います。
当社がGoogle Driveへ保存する業務バックアップは、保存前に暗号化し、復旧に使う鍵をバックアップ本体と分けて管理します。AIへの文章・画像の送信と、暗号化バックアップの保管は別の処理です。
海外で情報が取り扱われる可能性を含め、外部サービスの条件を確認して運用します。ご利用の情報や処理に応じた説明・手続が必要な場合は、利用開始前に学校・PTAと確認します。
本サービスに入力した「連絡アプリの登録状況」は、担当者が確認して記録する項目です。外部の連絡アプリ・集金サービスへの自動接続や、そのサービスの名簿の自動更新は行いません。
委託や、学校・PTAが設定した共有等を除き、当社が独自の目的で業務データを第三者へ提供することはありません。法令に基づく場合など、適法な根拠により対応が必要になることがあります。
7. 保護者への共有と配布
保護者用受付ページや登校班の閲覧ページは、学校・PTAが対象者へ案内します。「みちのわ」では、児童ごとの専用URLと共通パスワードで、その児童が所属する班の情報を共有します。
班の情報には、同じ班の児童の氏名・学年などが含まれます。学校・PTAは共有する目的と範囲を保護者へ説明し、URLやパスワードを不特定多数に公開しないよう管理してください。
PDF、Excel、CSV、印刷物、写真を掲載したPTAだより等の配布先は、学校・PTAが決定します。配布前に、必要な掲載許可と個人情報の範囲を確認してください。
8. 保存期間・バックアップ・削除
契約中は、業務の継続、過年度資料の参照、保守や復旧に必要な範囲で情報を保管します。保存できる年度、容量、バックアップの対象・期間などは、契約前に利用条件でご案内します。
統合版の詳細操作記録と日別の保管ファイルは、標準の保存期間を365日としています。個別の運用条件により90日または180日に設定する場合があり、適用する期間をご案内します。事故調査や記録の保全が必要な間は、期限による削除を停止する場合があります。旧方式の操作記録、AIの利用集計、サーバーのアクセスログ、保存済みバックアップ等は、この保存期間とは別に管理します。
削除操作の中には、誤操作から戻せるよう記録を保管するものがあります。また、学校の設置フォルダーや画面上の記録を削除しても、公開領域外のデータや保存済みバックアップは別に残る場合があります。バックアップは通常利用のために公開するものではありません。バックアップに含まれる記録は、画面上の削除や詳細操作記録の保存期間に連動して直ちに削除されるものではなく、バックアップの保存・削除条件に従って別途管理します。
契約終了時のデータの取り出し方法、閲覧期限、通常データの削除時期、バックアップの削除時期は、あらかじめ契約条件でご案内します。通常データとバックアップは同時に削除されるとは限りません。当社は、合意した条件に従って削除・保管を管理します。
法令上必要な記録や、事故・紛争への対応で保存が必要な情報は、その必要な範囲で保管する場合があります。削除・訂正等が必要な情報をバックアップから復元する場合も、確認済みの依頼内容を踏まえて取り扱います。
9. 登録・AI送信時のお願い
本サービスの目的に不要な健康情報、障害や病歴、家庭事情、相談者の機微な情報、マイナンバー、認証用のパスワード等は入力・添付しないでください。意見箱や画像には、本人以外の情報が含まれる場合もあります。
AIへ送る前に、不要な部分を伏せる、対象を絞る、AIを使わず手動で処理するなどの方法を選んでください。扱いに迷う情報は、送信前に学校・PTAの責任者へ相談してください。
10. 開示・訂正・削除等のご相談
名簿の訂正、登録内容の確認、利用停止など、学校・PTAの業務データに関するご相談は、まず所属する学校・PTAの窓口へお知らせください。当社へ直接ご相談いただいた場合も、内容に応じて学校・PTAと連携します。
当社が保有する個人データについての開示、訂正、利用停止、削除、第三者提供記録の開示等のご請求は、下記窓口で受け付けます。本人または代理人であることと対象情報を確認し、法令に従って対応します。対応できない場合は、その理由をご案内します。
最初のご連絡では、学校・PTA名、ご相談の種類、返信先をお知らせください。名簿一式、本人確認書類、パスワード等をメールや一般のお問い合わせフォームへ添付しないでください。確認が必要な場合は、その方法を別途ご案内します。
11. 事故への対応と説明の変更
情報の漏えい等が発生した、またはそのおそれがある場合は、影響の調査、被害拡大の防止、学校・PTAとの連絡、必要な報告・本人への通知等を、法令と契約に従って行います。
機能や利用する外部サービス等の変更に応じて、本説明を見直します。情報の利用目的や取扱いに重要な変更がある場合は、学校・PTAへ事前に案内し、必要な手続を行います。
12. 運営会社・お問い合わせ
株式会社ウイングフォーム
代表者：伊藤友也
所在地：埼玉県さいたま市見沼区
個人情報に関する窓口：info@wing-form.biz
お問い合わせフォーム ／ 会社概要
当社の詳しい住所については、上記お問い合わせ窓口へお求めいただければ、遅滞なくご案内します。
企業サイトの閲覧や一般のお問い合わせに関する取扱いは、会社のプライバシーポリシーもご確認ください。本サービスの業務データについては、本説明と個別の利用条件をご確認ください。
制定日：2026年10月1日
最終更新日：2026年10月1日